Oleh:

M. Ubayu Rikza

PENDAHULUAN

Seiring perkembangan zaman, kemajuan teknologi semakin pesat dan mempunyai dampak yang signifikan, termasuk diantaranya berdampak bagi kerja pengarsipan. Penggunaan komputer, internet dan media digital pada setiap satuan kerja menyebabkan terjadinya peralihan dari tradisi arsip paper based menjadi arsip elektronik. Hal tersebut selayaknya dioptimalkan dengan baik oleh Pengadilan Agama Purwodadi khususnya bagian kepaniteraan yang mengurusi administrasi perkara. Berdasarkan Pasal 101 ayat (1) daan (2) Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1989 tentang Peradilan Agama, yang berbunyi:[1]

• Panitera bertanggung jawab atas pengurusan berkas perkara, penetapan atau putusan, dokumen, akta, buku daftar, biaya perkara, uang titipan pihak ketiga, surat-surat berharga, barang bukti, dan surat-surat lain yang disimpan di Kepaniteraan.
• Semua daftar, catatan, risalah, berita acara, serta berkas perkara tidak boleh dibawa ke luar dari ruangan Kepaniteraan, kecuali atas izin Ketua Pengadilan berdasarkan ketentuan undang-undang.

Kearsipan perkara sebagai administrasi pada bidang kepaniteraan merupakan bagian dari pelayanan publik, dimana perlunya penyusunan dan penataan arsip berkas perkara yang baik guna kemudahan pencarian berkas demi terwujudnya pelayanan prima. Seiring kemajuan dibidang teknologi, Mahkamah Agung merespon dengan menyediakan aplikasi pengadilan yang mampu mempermudah dan menjaga kearsipan perkara yaitu aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP). Aplikasi tersebut dapat dioptimalkan penggunaannya sebagai upaya pelayanan prima kepada masyarakat pencari keadilan, serta diharapkan dapat dimaksimalkan penggunaannya untuk membackup administrasi kepaniteraan yang sebelumnya dilaksanakan secara manual. Namun, pada kenyataannya penggunaan aplikasi tersebut belum dioptimalkan dalam penanganan arsip secara keseluruhan.

Bukan tanpa alasan, penanganan arsip atau administrasi kearsipan harus dijalankan sedemikian rupa dan dijaga dengan baik karena arsip mempunyai berbagai nilai yang penting, yaitu:[2]

• Administratif value(nilai administrasi)
• Legal value(nilai hukum)
• Fiskal value(nilai keuangan)
• Research value(nilai penelitian)
• Educational value(nilai dokumentasi)

PERMASALAHAN

Pada obeservasi yang dilakukan, Penulis menggunakan metode partisipasi. Metode tersebut memungkinkan untuk memahami secara mendalam terkait permasalahan yang akan diteliti, dalam hal ini yaitu kearsipan yang ada di Pengadilan Agama Purwodadi. Penulis menemukan beberapa masalah terkait arsip perkara yang ada di Pengadilan Agama Purwodadi, diantaranya :

1. Semakin penuhnya ruangan arsip

Setiap tahunnya Pengadilan Agama Purwodadi menerima perkara lebih kurang tiga ribu hingga empat ribu perkara.[3] Hal itu berimplikasi dengan kapasitas ruangan arsip yang ada. Ruangan akan semakin penuh, terlebih arsip perkara tidak serta merta dapat dimusnahkan, melainkan menunggu hingga 30 tahun.[4]

2. Sulitnya mencari berkas lama

Banyaknya berkas perkara yang ada, membuat petugas kesulitan dalam pencarian arsip, terlebih jika arsip tersebut dari perkara lama. Sehingga dapat disimpulkan, pola tersebut belum efisien. Hal itu selayaknya diubah guna memberikan pelayanan yang prima.

3. Rusak dan hilangnya arsip

Arsip yang ada di Pengadilan Agama Purwodadi tidak seluruhnya utuh. Menjaga arsip bukan menjadi hal yang mudah, karena ruangan arsip hendaknya dipertimbangkan sedemikian rupa, seperti suhu ruangan, tatanan, dan tata cahaya harus diperhatikan. Sejauh observasi yang dilakukan, Penulis merasa ruang arsip belum terurus dengan maksimal.

4. Fasilitas kurang mendukung

Guna mendukung dan melindungi arsip fisik, ruangan arsip perlu mendapat perhatian. Ketersediaan fasilitas seperti AC demi menjaga agar suhu ruangan agar stabil, sangat dibutuhkan. Selain itu, demi menghindari hal-hal yang tidak diinginkan perlu kiranya dilakukan alih media pada arsip berkas perkara. Namun fasilitas seperti alat scanner belum mencukupi.

5. Kurangnya SDM

Arsiparis merupakan orang yang kompeten di bidang kearsipan, yang diperoleh melalui pendidikan fotmal dan/atau pendidikan dan pelatihan kerarsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.[5] Berdasarkan hasil observasi, pelaksanaan tugas arsiparis belum optimal. Hal tersebut dikarena banyaknya arsip yang tidak diimbangi dengan jumlah arsiparis yang ada.

Berdasarkan permasalahan-permasalahan yang ditemukan oleh Penulis, maka langkah-langkah apa saja yang dapat dilakukan guna mengatasi permasalahan tersebut?

PEMBAHASAN

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.[6] Peraturan tentang arsip secara umum diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Sementara terkait arsip yang ada pada peradilan, dapat dijumpai dalam Pasal 283 HIR[7], Pasal 101 UU Nomor 7 Tahun 1989 jo UU Nomor 3 Tahun 2006 tentang Peradilan Agama, dan Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor : KMA/004/II/1992 yang menyatakan bahwa, kepaniteraan Pengadilan Agama mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis dibidang administrasi perkara dan administrasi peradilan lainnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Administrasi perkara Pengadilan Agama, mengenal dua jenis berkas perkara, yang terdiri atas :

1) Berkas perkara yang masih berjalan

Berkas perkara yang masih berjalan adalah berkas perkara yang sudah selesai diputus atau diadili oleh Pengadilan. Belum dapat digolongkan sebagai arsip karena masih terdapat penyelesaian administrasi perkara yang belum selesai, misalnya masih dalam proses banding, kasasi, atau PK. Begitu juga terhadap perkara yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap tetapi belum eksekusi. Penyimpanan berkas perkara yang masih berjalan dilaksanakan oleh Panitera Muda Gugatan atau Panitera Muda Permohonan.

2) Arsip berkas perkara

Arsip berkas perkara adalah berkas perkara yang sudah selesai dengan tuntas dan disimpan oleh Panitera Muda Hukum.

Berdasarkan observasi yang telah dilakukan Penulis, penangangaan arsip berkas perkara yang ada di Pengadilan Agama Purwodadi dapat dikatakan sudah baik, namun belum optimal. Hal itu dikarenakan berbagai sebab, seperti yang penulis uraikan di atas. Menurut Penulis, secara umum permasalahan di atas dapat diatasi apabila terjalin komunikasi yang baik antara atasan dengan petugas arsiparis, serta didukung dengan fasilitas yang dibutuhkan. Sehingga akan lebih baik, efektif dan efisien dalam menjaga arsip.

Salah satu gagasan yang Penulis tawarkan adalah dengan menyediakan aplikasi e-arsip atau dengan memaksimalkan aplikasi arsip yang ada dalam SIPP. Arsip Elektronik atau e-arsip adalah transformasi arsip perkara yang sudah berkekuatan hukum tetap dalam bentuk digital atau elektronik sehingga pengarsipan perkara tertata dengan baik. Menurut Penulis, kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam penyelenggaraan kearsipan. Selain itu juga pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan kearsipan.

Adanya fitur arsip dalam SIPP, seharusnya dimaksimalkan agar dapat menjaga arsip dengan lebih baik. Fitur arsip tersebut dapat menampung hasil scan data-data perkara dari awal hingga akhir. Hanya saja diperlukan fasilitas pendukung seperti peralatan scanner. Apabila berkas telah dialih media menjadi bentuk digital, selanjutnya dapat diinput dalam aplikasi arsip SIPP dengan mengisi tambahan data arsip yaitu nomor ruang, rak/lemari, tingkat/laci, nomor boks, nomor arsip, nomor perkara, tanggal masuk, staff yang menyerahkan berkas, petugas yang menerima, status berkas, e_doc dan keterangan. Adapun tanggal masuk, diinput berdasarkan tanggal masuk berkas di buku kendali. Tampilan fitur arsip di SIPP seperti di bawah ini :

E-arsip dan fitur arsip di SIPP dimungkinkan akan menjadi pusat data yang memudahkan dalam membuat laporan bulanan dan tahunan serta mempermudah hakim, para peneliti atau mahasiswa yang membutuhkan data-data terkait perkara yang menjadi obyek kajian atau penelitian. Selain itu, beberapa manfaat dari e-arsip yaitu :

1. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik.
2. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
3. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
4. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital.
5. Efisiensi waktu akses, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, seperti melakukan pencarian sebuah dokumen di komputer.
6. Penghematan SDM, dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi dapat dilakukan dengan cepat.
7. Memperkecil kemungkinan kehancuran data, karena arsip elektronik akan mudah melakukan back-up data, sehingga akan mempunyai cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang disebabkan oleh bencana maupun rayap.

Dengan demikian, e-arsip dan fitur arsip dalam SIPP sangat dibutuhkan guna memecahkan permasalahan yang berkaitan dengan arsip perkara. E-arsip dapat pula sebagai solusi jangka panjang dalam menjaga arsip-arsip perkara agar tetap utuh.

PENUTUP

Kesimpulan

Kearsipan pada dasarnya merupakan bidang tersendiri dan membutuhkan adanya suatu keterampilan khusus dalam arti management yaitu dikenal dengan istilah “Record Management”. Arsip menjadi instrumen penting, karena arsip memiliki nilai Administratif value (nilai administrasi), Legal value (nilai hukum), Fiskal value (nilai keuangan), Research value (nilai penelitian), dan Educational value (nilai dokumentasi). Pola kearsipan perkara yang ada di Pengadilan Agama Purwodadi masih merujuk pada Keputusan Mahkamah Agung RI Nomor: KMA/001/SK/1991, jenis penataan arsip berkas perkara dapat digolongkan pada jenis Subjectical filing dan Number filling berdasarkan nomor perkara. Penerapan pola tersebut sudah baik, hanya saja berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh Penulis, masih ditemukan berbagai permasalahan, diantaranya: Ruangan arsip semakin penuh, kesulitan mencari arsip lama, rusak dan hilangnya arsip, fasilitas kurang mendukung, dan SDM yang kurang.

Guna mengatasi permasalahan tersebut, Penulis menawarkan gagasan dengan cara pengadaan aplikasi e-arsip atau dengan memaksimalkan fitur arsip pada SIPP. Hal itu sebagai cara merespon perkembangan zaman dan kecanggihan tekhnologi. Dengan adanya aplikasi e-arsip dan fitur arsip di SIPP diharapkan dapat mengefisiensikan waktu, memudahkan dalam pencarian, memperkecil kemungkinan kerusakan arsip, dan sebagai wadah back up data arsip.

Saran

Tulisan ini merupakan salah satu bentuk partisipasi dari Penulis agar Pengadilan Agama Purwodadi dapat memberi pelayanan yang lebih prima kepada masyarakat, tidak hanya dari penerimaan perkara namun terhadap arsip-arsip yang merupakan output dari Pengadilan. Menurut Penulis, ada beberapa saran terkait pengelolaan arsip di Pengadilan Agama Purwodadi, yaitu:

• Kemajuan pengetahuan dan teknologi selayaknya dimaksimalkan oleh Pengadilan Agama Purwodadi. Terutama terkait dengan pengarsipan perkara.
• Pihak-pihak yang terkait agar dapat mempertimbangkan gagasan ini dan Penulis berharap dapat terealisakikan.

[1]Pasal 101 ayat (1) daan (2) Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1989 tentang Peradilan Agama.

[2]Abdul Manan dan Ahmad Kamil, Penerapan Pelaksanaan Pola Pembinaan dan Pengendalian Administrasi Perkara di Lingkungan Peradilan  Agama, (Jakarta : Direktorat Jendral Peradilan Agama MA RI, 2007), hlm. 85.

[3]Hasil pengamatan yang diperoleh Penulis dari SIPP Pengadilan Agama Purwodadi.

[4]Pasal 1 ayat (1) UU Nomor 22 Tahun 1952.

[5]Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat (10).

[6]Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 ayat (2).

[7]Pasal ini berbunyi : “Segala keputusan-keputusan selalu harus tinggal tersimpan dalam persimpanan surat (arsip) di Pengadilan dan tidak dapat dipindahkan kecuali dalam hal-hal dan menurut cara yang diatur dalam undang-undang.”