Oleh : Lailatus Sumarlin, S.H.I

A. PENDAHULUAN

PERMA No. 7 Tahun 2015 yang telah disempurnakan oleh Perma No. 7 Tahun 2018, menyatakan bahwa ada dua garis dalam struktur organisasi pada Pengadilan Agama, yaitu garis koordinasi dan tanggung jawab. Garis koordinasi menghubungkan antara Pimpinan dan Hakim, Panitera dengan Panitera Pengganti serta Jurusita/Jurusita Pengganti. Garis tanggungjawab menghubungkan antara Pimpinan dan bagian Kesekretariatan, Pimpinan dan bagian Kepaniteraan, Panitera dan Panitera Muda Hukum, Panitera Muda Permohonan dan Panitera Muda Gugatan serta Sekretaris dan Kasubag Umum Keuangan, Kasubag IT dan Pelaporan serta Kasubag Kepegawaian dan Ortala.

Melalui struktur organisasi tersebut, dapat diketahui beberapa jabatan yang terdapat di Pengadilan Agama Purwodadi. Di antaranya adalah Ketua & Wakil Pengadilan Agama, Hakim, Panitera, Wakil Panitera, Panitera Muda Hukum, Panitera Muda Gugatan, Panitera Muda Permohonan, Panitera Pengganti, Jurusita/Jurusita Pengganti, Sekretaris, Kasubbag Umum Keuangan, Kasubbag IT Pelaporan serta Kasubbag Kepegawaian dan Ortala.

Saat ini, administrasi badan peradilan terkait erat dengan penggunaan Sistem Informasi Penelusuran Perkara. Sebagaimana telah kita ketahui bersama, bahwa saat ini sedang ramai dilakukan penilaian terhadap SIPP. Meskipun penilaian tersebut didasarkan pada hasil akhir penyelesaian perkara, diharapkan agar data-data yang dimasukkan juga akurat dan realtime sesuai dengan tugas pokok dan fungsi. Dalam hal ini tugas pokok dan fungsi panitera pengganti Pengadilan Agama Purwodadi. Sehingga tingkat kepatuhan dalam pengisian SIPP dapat tercapai maksimal.

Dalam paper kali ini, yang menjadi poin utama adalah jabatan Panitera Pengganti di Pengadilan Agama Purwodadi, yang mana tugas utama dari Panitera Pengganti adalah membantu Majelis Hakim dalam persidangan, yang diklasifikasikan menjadi 3 (tiga) tahapan, yakni prapersidangan, saat persidangan dan pasca persidangan. Tahapan prapersidangan, Panitera Pengganti diwajibkan untuk mempersiapkan segala keperluan terkait berkas yang akan disidangkan, baik surat gugatan/permohonan, SKUM, Slip Setor, PMH, PHS, Surat Penunjukan Panitera Pengganti, Surat Penunjukan Jurusita, relaas panggilan untuk para pihak, serta dokumen lain yang terkait. Pada tahapan persidangan, tugas Panitera Pengganti yaitu mencatat segala yang terjadi di persidangan, untuk selanjutnya dituangkan dalam berita acara sidang. Begitu juga pada tahapan pasca persidangan, Panitera Pengganti berperan untuk membuat berita acara sidang yang selanjutnya diinput ke dalam SIPP segala yang berkaitan dengan persidangan, baik jadwal penundaan sidang, upload berita acara sidang, laporan hasil mediasi ataupun data saksi. Jika salah satu tahapan di atas terhambat, maka kinerja Panitera Pengganti juga akan terlambat. Misalnya saja, sidang akan dilaksanakan pada hari Selasa, 22 Januari 2019. Satu hari sebelum persidangan, berkas belum disampaikan kepada Ketua Majelis Hakim dengan alasan bahwa relaas panggilan belum ada. Hingga hari tersebut tiba, relaas panggilan belum juga ada, maka dampak yang akan ditimbulkan yaitu penundaan persidangan, yang selanjutnya mengakibatkan penyelesaian perkara yang semakin lama. Begitu juga dengan berita acara sidang yang belum selesai hingga mendekati hari sidang. Hal ini akan sangat menghambat penyelesaian perkara.

Panitera Pengganti juga tidak lepas dari Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP). Melihat saat ini penilaian SIPP di setiap pengadilan sangat gencar dilakukan, maka harus ada langkah strategis untuk meningkatkan kinerja individu masing-masing petugas terkait SIPP. Berdasarkan data kinerja individu terkait SIPP pada tahun 2018, diperoleh jumlah perolehan kinerja individu Panitera Pengganti yang masing-masing terpaut selisih yang jauh. Jika dikaitkan dengan jumlah perkara masuk pada tahun 2018 adalah sejumlah 3684 perkara, dan alokasi pembagian penanganan perkara yang hampir sama antar majelis satu dan majelis yang lain, menjadikan pertanyaan tersendiri bagi penulis. Jika seorang Panitera Pengganti mendampingi dua majelis hakim, sedangkan setiap majelis hakim mendapatkan porsi memeriksa dan mengadili perkara dengan jumlah yang hampir sama, maka porsi Panitera Pengganti dalam membantu persidangan juga bisa dikatakan hampir sama. Tetapi kemudian, jika diperhatikan perolehan kinerja individu pada tahun 2018, antara Panitera Pengganti satu dengan yang lainnya memiliki selisih yang cukup jauh. Contohnya saja Panitera Pengganti atas nama Ali Mahsun dan Bahiroh yang terpaut angka mencapai 2530-541 = 1989. Begitu juga antara Ira Setyani dan Fatkhul yang terpaut angka mencapai 3385-1370 = 2015. Oleh karenanya sangat penting menentukan langkah strategis agar kinerja individu Panitera Pengganti bisa meningkat, sehingga peningkatan ini juga akan mendukung prosentase SIPP yang diperoleh Pengadilan Agama Purwodadi yang akurat dan realtime sesuai dengan tupoksi Panitera Pengganti

B. PERMASALAHAN

Berdasarkan pemaparan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan, di antaranya yaitu :

1. Apa saja yang menyebabkan kinerja individu Panitera Pengganti terkait SIPP masih sangat rendah?
2. Bagaimana solusi meningkatkan kinerja individu Panitera Pengganti terkait SIPP di Pengadilan Agama Purwodadi?

C. PEMBAHASAN

Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) adalah aplikasi teknologi berbasis web dalam memberikan informasi perkara kepada masyarakat. Selain itu SIPP juga bisa digunakan oleh pimpinan untuk memonitor kinerja hakim di daerah. SIPP dibangun sebagai media kerja yang baik dan efektif bagi internal pengadilan, tertib administrasi, efektif dan efesien, monitoring dan pengawasan dan yang terpenting adalah media yang memudahkan masyarakat pencari informasi perkara untuk mengupdate informasi perkaranya dengan mudah, cepat dan berbiaya murah.

SIPP telah diimplementasikan di seluruh pengadilan tingkat pertama dan pengadilan banding di lingkungan Peradilan Agama di seluruh Indonesia. Dalam pelaksanaannya, SIPP melibatkan seluruh bagian dalam organisasi pengadilan tersebut, khususnya dalam hal administrasi perkara. Mulai dari Ketua Pengadilan sampai dengan Jurusita menggunakan SIPP sebagai alat kerja dan sumber data terkait dengan administrasi perkara di pengadilan. Hakim dapat memasukkan putusannya ke dalam SIPP agar putusan tersebut dapat menjadi informasi publik yang dapat diakses oleh masyarakat. Melalui SIPP, masyarakat juga dapat melihat jadwal persidangan yang telah dimasukkan ke dalam SIPP oleh Panitera Pengganti.

Apabila selama ini, pendokumentasikan adminstrasi perkara secara manual, maka akses untuk pengawasan juga hanya bisa dilakukan secara manual. Dengan adanya SIPP, maka sebagai sebuah aplikasi yang memanfaatkan teknologi informasi, membawa konsekuensi akan dapat dihubungkan kepada aplikasi lainnya dan dapat terkoneksi satu dengan yang lainnya. Dalam lingkungan Pengadilan, sebagai konsekuensi sistem peradilan bertingkat, maka SIPP pada Pengadlan Agama, akan terhubungan dengan Pengadilan Tinggi Agama dan Mahkamah Agung.

Dalam SIPP selain data-data yang terkait dengan perkara, juga dapat dilihat data jumlah hakim dan penyebarannya, data panitera, kepatuhan pengisian perkara baru, kepatuhan pengisian jadwal sidang, statitik jumlah perkara masuk dan putus, statistik perkara yang terlambat penyelesaiannya, keberhasilan proses mediasi, demikian juga performance atau kinerja setiap pengadilan dan tentu saja performance atau kinerja dari masing-masing panitera pengganti akan dapat dilihat.

Sayangnya, pada tahun 2018, Panitera Pengganti di Pengadilan Agama Purwodadi, menunjukkan prosentase kinerja individu yang masih rendah. Hal ini dibuktikan dengan pencapaian jumlah kinerja individu yang diperoleh masing-masing Panitera Pengganti, sebagai berikut :

1. Sunarto,S.Sos.,M.H sejumlah 1241
2. Ali Mahsun sejumlah 541
3. Fatkhul Hadi, SH sejumlah 1370
4. Ira Setyani, SH sejumlah 3385
5. Wakirudin sejumlah 1859
6. Sodikin,S.Ag sejumlah 1649
7. Hj.Bahiroh sejumlah 2530
8. Mulyoso,SH sejumlah 2812

Berdasarkan data di atas, dapat dijelaskan bahwa selisih pencapaian antar Panitera Pengganti sangat jauh. Jika Ira Setyani, SH bisa mencapai angka 3385, mengapa Drs. Ali Mahsun hanya bisa mencapai 541. Alokasi pembagian majelis hakim antar panitera pengganti yang satu dengan yang lain adalah sama. Jika Ira Setyani, SH mendampingi dua majelis hakim, maka sama halnya dengan Drs. Ali Mahsun yang mendampingi dua majelis hakim. Begitu juga dengan panitera pengganti lain yang mendampingi dua majelis hakim. Sedangkan pembagian penyelesaian perkara antar satu majelis hakim dengan yang lainnya juga hampir sama. Sebagai data sampel, dapat terlihat dari court calendar hakim melalui buku kendali pada bulan Januari 2019, yaitu :

1. H. Khabib Soleh, SH., MH sebanyak 33 perkara
2. H. Hamdani, M.H sebanyak 33 perkara
3. Ma’mun Azhar, SH., MH sebanyak 33 perkara
4. H. Nasikun, SH., MH sebanyak 33 perkara
5. H. Parsid, MH sebanyak 35 perkara

Berdasarkan data di atas bisa disimpulkan bahwa pembagian penyelesaian perkara antar majelis hakim adalah hampir sama. Dengan demikian, beban kerja masing-masing panitera pengganti yang mendampinginya juga memiliki beban kerja yang sama. Sehingga berdasarkan data tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa jika Ira Setyani, SH yang mendampingi dua majelis hakim bisa memperoleh pencapaian hingga 3385, maka panitera pengganti lainnya seharusnya juga bisa mencapai angka tersebut dengan selisih yang tidak terlalu jauh. Lebih jauh diselidiki, bahwa beberapa panitera pengganti yang memiliki capaian kinerja individu rendah disebabkan beberapa hal sebagai berikut :

1. Kurangnya sosialisasi tentang penginputan SIPP

Berdasarkan data wawancara yang dilakukan, mentee mendapatkan data bahwa selama ini sosialisasi internal tentang penggunaan SIPP hanya dilakukan beberapa kali saja. Sosialisasi dirasa sangat penting dilakukan, mengingat SDM Panitera Pengganti yang masih menyesuaikan dengan aplikasi SIPP, di mana sebelumnya terdapat aplikasi SIADPA yang menurut mereka jauh lebih mudah penggunaannya daripada SIPP. Pengetahuan tentang SIPP juga harus senantiasa diupgrade, sehingga secara perlahan penggunaan SIADPA bisa diminimalisir. Terbukti dengan data yang dimasukkan oleh Panitera Pengganti hanya sebatas memasukkan data penundaan sidangan ke dalam SIPP termasuk di dalamnya tanggal dan agenda sidang. Untuk data mediator, hasil mediator, data putusan sela, data intervensi, data saksi serta data verzet jarang diinput ke dalam SIPP. Pelaksanaan sosialisasi secara berkala, akan sangat membantu pencapaian prosentase penyelesaian perkara dengan realtime dan akurat. Tidak harus memerlukan waktu lama dan tempat khusus, sosialisasi bisa dilakukan sewaktu-waktu seperti melalui grup whatsapps. Tetapi akan lebih focus jika sosialisasi dilakukan secara berkala dengan peserta seluruh pejabat kepaniteraan, khususnya panitera pengganti. Dalam acara sosialisasi, juga bisa diberikan reward bagi Panitera Pengganti yang memiliki nilai kinerja individu tinggi. Begitu juga dengan pegawai yang nilai kinerja individunya rendah, maka bisa diberikan punishment.

2. Belum terdapat peraturan yang jelas terkait tupoksi Panitera Pengganti dalam SIPP

Tugas pokok dan fungsi Panitera Pengadilan Agama Purwodadi per tanggal 02 Januari 2019 di antaranya yaitu :

• 1) Menyiapkan berkas perkara yang akan disidangkan;
• 2) Membantu Majelis Hakim dalam persidangan dengan menghadiri sidang dan mencatat hal-hal yang berkaitan dengan proses pemeriksaan perkara;
• 3) Membantu Ketua/Majelis Hakim dalam hal :

1. Membagikan berkas perkara kepada Hakim Anggota;
2. Membuat/ mengetik Penunjukan Majelis Hakim (PMH);
3. Membuat/ mengetik Penetapan Hari Sidang (PHS);
4. Membuat/ mengetik Penetapan Perintah Penyitaan;

• 4) Melaksanakan minutasi berkas perkara yang sudah diputus paling lambat 1 bulan setelah perkara diputus dan menyerahkannya kepada petugas meja III;
• 5) Membuat / mengetik dan menandatangani Berita Acara Persidangan selambat­-lambatnya 1 hari sebelum sidang berikutnya;
• 6) Meminta tanda tangan Majelis Hakim dalam putusan;
• 7) Memberitahukan kepada petugas meja II tentang jalannya persidangan meliputi:

1. Penundaan sidang dan alasannya;
2. Adanya perubahan permohonan/gugatan;
3. Adanya rekonpensi;
4. Perkara yang sudah diputus berikut amar putusannya baik yang dicabut, dibatalkan, dan lain-lain sesuai perjalanan perkara;

• 8) Menyampaikan perintah Majelis Hakim berkaitan dengan proses persidangan kepada :

1. Panitera tentang penegoran biaya perkara yang telah habis atau kurang;
2. Jurusita/Jurusita Pengganti tentang instrument pemanggilan para pihak dan Pemberitahuan isi amar putusan.

• 9) Melaksanakan tugas-tugas lain yang ditetapkan oleh Ketua/Ketua Majelis/Hakim dan atau Panitera.

Dari pemaparan job description di atas, belum jelas tercantum tugas Panitera Pengganti mengenai SIPP. Hal inilah yang merupakan ketidakjelasan pembagian tugas dalam kaitannya dengan SIPP. Akibatnya masih ada beberapa Panitera Pengganti yang bingung dengan job description terkait SIPP. Terbukti dengan Panitera Pengganti yang jarang memasukkan data saksi, memasukkan data mediator dan hasil laporan mediasi, memasukkan data putusan sela, data intervensi, upaya verzet serta upload berita acara sidang. Selama ini, panitera pengganti hanya aktif memasukkan data penundaan sidang ke dalam SIPP, termasuk di dalamnya tanggal dan agenda sidang. Parahnya, untuk perkara-perkara yang melalui proses mediasi, tidak bisa tergambarkan melalui SIPP, karena panitera pengganti tidak menginput hasil mediasi tersebut. Sehingga terkesan, bahwa perkara tersebut tidak melakukan proses mediasi. Jika dikaitkan dengan berita acara yang telah dibuat, bisa nampak ada upaya mediasi bagi Penggugat / Pemohon dan Tergugat / Termohon. Oleh karenanya penting untuk disusun pembagian job description secara jelas dan tertulis. Seperti halnya yang terdapat di Peradilan Umum yang telah membuat Prosedur Penggunaan dan Supervise Aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara, yang di dalamnya menguraikan tugas masing-masing secara jelas. Selanjutnya jika prosedur ini sudah dibuat, maka akan lebih sempurna jika tugas pokok dan fungsi Panitera Pengganti dituangkan ke dalam job description. Mengingat pentingnya prosedur penggunaan dan supervise aplikasi SIPP Pengadilan Agama, alangkah baiknya jika peraturan internal tentang hal ini segera dibuat terlebih dahulu di Pengadilan Agama Purwodadi. Dengan melibatkan seluruh element di Pengadilan Agama Purwodadi, pasti hasil terbaik akan tercapai.

Pelaksanaan SIPP sebagai aplikasi untuk administrasi perkara harus ditunjang dengan petunjuk operasional yang jelas serta supervisi berjenjang baik dari internal pengadilan maupun dari pengadilan tingkat yang lebih tinggi. Petunjuk penggunaan sangat penting mengingat kompleksitas pekerjaan dan jenis perkara yang dihadapi oleh panitera di pengadilan. Para pimpinan di pengadilan pun membutuhkan panduan bagaimana cara mensupervisi penggunana SIPP dari data di dalam SIPP. Sehingga dengan melihat data di dalam SIPP, para pimpinan di pengadilan dapat serta merta menyimpulkan kondisi yang sebenarnya terkait dengan kinerja administrasi pengadilan yang dipimpinnya.

3. Keengganan Panitera Pengganti dalam pengisian data di SIPP

Pada saat ini, Pengadilan Agama Purwodadi masih menggunakan SIADPA sebagai alat bantu administrasi. Selain SIADPA, peradilan juga diharuskan menginput data ke SIPP. Melihat kondisi seperti ini, bisa dikatakan Panitera Pengganti kerja dua kali.  Sebab ini bisa muncul karena selama ini tidak ada monitoring dan evaluasi pimpinan terkait keakuratan data yang diisi pada SIPP. Bahkan ada anggapan dari beberapa Panitera Pengganti bahwa cukup output nya saja yang dilengkapi, karena produk pengadilan nantinya juga berupa output. Jika pimpinan mengadakan monitoring dan evaluasi secara berkala, bisa dimungkinkan keengganan Panitera Pengganti untuk menyajikan data yang real time dan factual bisa diminimalisir. Apalagi jika kinerja mereka dihargai dengan memberikan reward kepada pencapaian tertinggi dalam sebulan. Pasti seluruh Panitera Pengganti akan berlomba-lomba untuk melengkapi dan mengisi data melalui SIPP.

4. Pembuatan berita acara sidang yang sering tertunda

Tak bisa dipungkiri jika tugas panitera pengganti terkait erat dengan pembuatan berita acara sidang. Namun harus ada upaya preventif untuk mengatasi hal tersebut. Memperhatikan semakin hari, semakin banyak jumlah perkara yang diterima dan harus diselesaikan oleh Pengadilan Agama, maka inisiatif untuk mempercepat pembuatan berita acara sidang harus segera dilakukan, agar pekerjaan tersebut tidak menumpuk. Ada beberapa hal yang menjadikan pembuatan berita acara sidang sering tertunda. Bisa jadi panitera pengganti memang enggan/malas dan menunda-nunda pekerjaan. Alasan yang disampaikan bisa bermacam-macam. Seperti hari itu sedang capek, sehingga tidak focus mengerjakan berita acara sidang, dan khawatir jika hasilnya tidak maksimal. Terkait dengan tingkat kecepatan panitera pengganti dalam mengetik berita acara sidang, perlu kiranya ada terobosan yang mempermudah dan mempercepat pekerjaan mereka. Seperti penggunaan aplikasi google voice pada handphone masing-masing. Google voice juga bisa disetting pada computer masing-masing, cukup dilengkapi dengan microphone, aplikasi ini akan sangat membantu kinerja panitera pengganti dalam pembuatan berita acara sidang. Dengan demikian cita-cita pengadilan untuk mewujudkan one day minutes akan mudah tercapai, karena panitera pengganti akan dengan mudah menyelesaikan pembuatan berita acara sidang dalam sehari.  

D. PENUTUP

1. KESIMPULAN

Berdasarkan uraian pemaparan di atas, dapat ditarik dua kesimpulan sebagai berikut :

Pertama, beberapa hal menyebabkan kinerja individu Panitera Pengganti terkait SIPP masih sangat rendah yaitu :

• Kurangnya sosialisasi tentang penginputan SIPP
• Belum terdapat peraturan yang jelas terkait tupoksi Panitera Pengganti dalam SIPP
• Keengganan Panitera Pengganti dalam pengisian data di SIPP
• Pembuatan berita acara sidang yang sering tertunda

Kedua, beberapa solusi untuk meningkatkan kinerja individu Panitera Pengganti terkait SIPP di Pengadilan Agama Purwodadi, di antaranya yaitu :

• Sosialisasi penggunaan aplikasi SIPP untuk seluruh Panitera Pengganti
• Dirumuskan peraturan tentang job description seluruh pegawai dalam penginputan di SIPP
• Diadakan laporan dan evaluasi bulanan untuk Panitera Pengganti terkait pemetaan jenis dan penyelesaian perkara
• Menggunakan google voice untuk membantu PP dalam menulis berita acara sidang

2. SARAN

Kedepan, diharapkan Pengadilan Agama Purwodadi dapat senantiasa melakukan upaya perbaikan di segala bidang untuk menjadi terbaik. Terutama untuk optimalisasi kinerja individu panitera pengganti terkait SIPP, perlu dilakukan upaya sebagai berikut :

• Sosialisasi penggunaan aplikasi SIPP untuk seluruh Panitera Pengganti
• Dirumuskan peraturan tentang job description seluruh pegawai dalam penginputan di SIPP
• Diadakan laporan dan evaluasi bulanan untuk Panitera Pengganti terkait pemetaan jenis dan penyelesaian perkara
• Menggunakan google voice untuk membantu PP dalam menulis berita acara sidang